Gestão de tempo: Como alcançar a eficiência nos processos?

Um dos maiores desafios das pessoas é trabalhar o tempo e neste artigo quero falar sobre a gestão de tempo e como alcançar a eficiência nos processos.

Espero que ele enriqueça sua forma de gerir esse bem tão precioso de forma positiva.

Para isso, separei algumas dicas produtivas do que eu procuro aplicar na prática do meu dia a dia e algumas que são conceitos universais de gestão de tempo e que, mesmo eu não as aplicando – por uma questão de estilo mesmo – sei que poderão te ajudar também.

O tempo é igual para todos

Não adianta, se você começar a ler esse artigo questionando o tempo, esqueça!

O primeiro passo para a transformar (mudança) é saber que você precisa mudar, não estou aqui para te convencer, estou aqui para ajudar os “já convencidos” de que existem métodos e boas práticas para gestão de tempo.

Então, partimos do princípio de que todos têm as mesmas 24 horas e de que todos dormem e se alimentam, de que todos aqui (mesmo que de formas diferentes) possuem um ciclo familiar ou de amigos e têm suas atividades profissionais.

É essencial entender que não existirá equilíbrio, ele é um engano e um erro.

Você jamais conseguirá dividir o seu tempo em partes iguais, de forma equilibrada, ou seja, dormir, trabalhar, praticar um esporte e ter lazer nas mesmas proporções.

Não! O que você procura é harmonia entre essas frentes, dividir organizadamente suas 24 horas entre as suas atividades.

Gestão de tempo profissional

Nesse artigo não pretendo aprofundar na gestão do tempo no que diz respeito a todas as suas áreas da roda da vida, vou procurar focar no lado profissional, na rotina diária do trabalho.

Afinal, estamos aqui no blog de uma agência, uma empresa que entrega serviços e eu acredito que você possa se beneficiar dessa nossa especialidade.

E neste sentido, trouxe 3 conceitos sobre eficiência nos processos que podem fazer a diferença tanto para você quanto para os seus parceiros de trabalho e à sua empresa

Saber priorizar tarefas

Essa é com certeza uma das grandes viradas de chave quando você quer efetivamente ter gestão de tempo e alcançar eficiência nos processos nas atividades profissionais.

Muitas vezes pecamos seriamente nesse quesito por não saberem priorizar atividades, fazer o que era de menor importância, deixar de fazer o que era realmente importante e pior, muitas vezes fazer o que nem precisava ser feito.

Tem uma frase que eu gosto muito que diz, “não há nada tão inútil do que fazer bem feito algo que nem devia ter sido feito”.

Agora, partimos do princípio de que você tem a visão macro entre: fazer e não fazer, vamos então focar dentro do bloco “FAZER” em como organizar nosso tempo e tornar eficiente as nossas entregas.

Existem desenhos, gráficos, para ilustrar essa ideia e pessoas mais visuais provavelmente sempre vão precisar usar.

Você pode criar um quadro de gestão à vista se preferir, o fato é que quando você absorver o conceito, talvez não precise do quadro, você mentalmente conseguirá identificar as prioridades e avançar.

Mas eu recomendo sempre que tenha algum meio de organizar – falaremos mais no último bloco deste artigo.

Mas a ideia é dividir 4 quadrantes:

Onde deve ficar seu maior foco de atenção? Ela deve ficar no “é importante e urgente” (superior direito). Ali, a necessidade exige que seja feito agora!

E em seguida? Uma gestão de tempo eficaz recomenda que você possa focar no bloco, “é importante, mas não urgente” (superior esquerdo).

São tarefas gostosas de fazer, que você provavelmente vai sentir resultado, mas sem o estresse do urgente.

Por fim, os dois blocos de baixo devem ficar com as suas tarefas complementares, uma você faz no seu tempo livre, algo tranquilo que – NÃO É PARA POSTERGAR PARA SEMPRE – e sim, executar no retorno do almoço, ou finalizar entre uma atividade e outra. As demais, delegue.

Existe um outro método que meu amigo Ivo Corradi ensinou uma vez e é muito relevante para você identificar rapidamente o direcionamento de uma tarefa, o método FADA.

Método FADA

O método fada de gestão de tempo diz algo muito próximo do quadrante acima, quando você tiver uma tarefa em mãos: Faça (se for importante e urgente), Apague (se for irrelevante), Delegue (se for para outra pessoa fazer) ou arquive (se for algo para guardar, um documento, informação).

Se você tomar a decisão FADA toda vez que uma demanda chegar na sua mão, você com certeza será mais produtivo e terá uma eficiência maior em seus processos, focando realmente no que é mais importante.

Técnicas e ciclos de trabalho

Ter uma rotina de trabalho ajuda demais a se organizar e isso tem tudo a ver com a gestão de tempo e eficiência de processos.

Se você não é organizado, ou se você usa a desculpa de “eu me organizo na minha bagunça”. Desculpe, você é DESORGANIZADO e pronto. Organização é binário: sim / não, ou é, ou não é.

Algumas técnicas de ciclo de trabalho podem te ajudar a ter uma gestão melhor do seu tempo, isso envolve criar blocos. Uma das mais famosas técnicas de gestão de tempo que existe é o famoso pomodoro.

A técnica pomodoro é simples e dura ciclos de 2 horas. Primeiro, você realiza uma atividade durante 25 minutos.

Quando acabar o tempo, descanse 5 minutos. Assim sucessivamente até que complete as duas horas. Como recompensa, você descansa 30 minutos e depois reinicia o processo.

Se você gostou da técnica pomodoro sugiro que você pesquise mais sobre.

Alguns dos benefícios com ela são: diminuição de estresse, aumento de foco e concentração, aumento da capacidade de decisão, motivação, além de aumentar a determinação para atingir objetivos.

Leia também: Planejamento de conteúdo é necessário? Veja como começar

Ferramentas de produtividade x ladrões de tempo

Gestão de tempo possui aliados e sabotadores.

Assim como a técnica pomodoro, o método FADA ou mesmo o quadrante de importante e urgente são meios apoiadores que podem ajudar a alcançar a eficiência dos seus processos produtivos, nós temos os sabotadores, ladrões de tempo!

Sim, por mais que você considere (e não me xingue) o WhatsApp uma ótima ferramenta produtiva, diversos estudos mostram que ele é um dos maiores sabotadores de produtividade.

Isso porque ele vai contra tudo o que é defendido sobre produtividade!

Ele quebra o ciclo de urgência, pois as mensagens do WhatsApp sempre saltam na sua frente esperando por uma resposta rápida, furando a fila da produtividade.

Ele não te dá gestão! A organização entre mensagens de texto, áudio, imagens, grupos, é bem ineficaz quando se trata de gestão de tempo.

Mas tudo bem, não vou aqui queimar meu texto falando mal do WhatsApp. Agora, o que eu te recomendo é utilizar a versão Business do aplicativo.

Ela permite que você arquive conversas, crie tags de identificação por estilos de assunto, defina mensagens automáticas, entre outros recursos que minimizem o impacto e a distração.

Agora, claro, se você quer uma ferramenta rápida e gratuita de conversa, ele é com toda certeza muito bom.

Procure utilizar ferramentas que trabalhem a seu favor, de forma efetiva! E tenha a gestão de tempo trabalhando de forma positiva ao seu lado, mas para isso, você precisa fazer a sua parte.

Quais ferramentas utilizar?

Um bom gerenciador de e-mails, como o Outlook, uma boa ferramenta de controle de atividades, como o Trello, ou aplicativos de mapas mentais podem te ajudar a organizar as ideias e atividades do seu dia a dia.

Espero ter ajudado você com esse artigo sobre gestão de tempo e maneiras de alcançar a eficiência dentro dos seus processos profissionais e até mesmo pessoais.

Uma pessoa bem organizada, que tem o tempo trabalhando a seu favor pode com certeza fazer mais com menos, entregar mais e melhor, sem ter o estresse da rotina como pedra no sapato. Boa sorte!